Aircall versus Microsoft Teams: por qué los equipos de ventas de alto rendimiento necesitan ambos

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Microsoft Teams se ha convertido en el sistema operativo de los espacios de trabajo modernos. Es el lugar donde los equipos internos charlan, se reúnen y colaboran todos los días y sobresale en la comunicación interna.

Pero cuando se trata de conversaciones externas a través de llamadas, contactar con los clientes potenciales y calificarlos, dar soporte a los clientes actuales y cerrar acuerdos, el Teléfono Microsoft Teams suele ser "suficientemente bueno", pero no el mejor.

Para los equipos de ventas y soporte, contar con un servicio que tan solo es suficientemente bueno es algo arriesgado. Las comunicaciones interrumpidas, la información no registrada en el CRM o las llamadas de baja calidad no solo crean fricción, sino que además afectan directamente a los ingresos.

Por eso este artículo no debería enfocarse en una comparativa de Microsoft Teams versus Aircall. La comparación correcta es la que trata la colaboración interna frente a las conversaciones externas.

Microsoft Teams está diseñado para la colaboración, mientras que Aircall está pensado para las conversaciones de alto riesgo.

Los equipos de ventas más eficaces no eligen una opción u otra, sino que usan ambas de manera conjunta.

¿Qué es el Teléfono Microsoft Teams? (El especialista "interno")

El Teléfono Microsoft Teams (anteriormente conocido como "Cloud Voice" o "Phone System") es una licencia complementaria que transforma la aplicación de Teams en un sistema telefónico de PBX (centralita privada). Permite a los usuarios realizar y recibir llamadas a teléfonos fijos y móviles directamente desde la interfaz de Teams.

El mejor caso de uso para el Teléfono Teams

El Teléfono Microsoft Teams es una solución excelente para trabajadores de conocimientos generales y personal interno, es decir, para empleados cuya comunicación principal es con sus compañeros y que solo hacen llamadas a proveedores o socios de manera ocasional. Para los administradores de TI, esto ofrece la ventaja de la consolidación: tan solo tienen que gestionar una aplicación y pagar una factura y los usuarios simplemente deben aprender cómo usar una única interfaz.

Las ventajas y los inconvenientes

La principal ventaja es la simplicidad. Permaneces en una sola aplicación y, si ya tienes licencias E5, el coste, en teoría, parece bajo. Para las características de telefonía básicas, funciona.

Sin embargo, para los usuarios que hacen un uso intensivo, las limitaciones se hacen evidentes enseguida. El Teléfono Teams carece de una integración profunda con el CRM, solo ofrece análisis básicos y no incluye funciones de productividad como un marcador automático. Además, la gestión de los contactos externos puede resultar engorrosa, ya que a menudo los usuarios deben gestionar listas de contactos dispares de manera manual.

Es importante tener en cuenta que el Teléfono Microsoft Teams no se diseñó para ser un centro de llamadas completo o un marcador de ventas orientado a los ingresos. Su punto fuerte es la alineación interna, no la eficiencia de las llamadas salientes, la recopilación de datos en el CRM o el asesoramiento de llamadas a gran escala.

¿Qué es Aircall? (La potencia "externa")

Aircall es una plataforma específica de voz sobre protocolo de Internet (VoIP) creada concretamente para los equipos de ventas y soporte. A diferencia de los sistemas PBX estándar, Aircall está diseñado para integrarse a fondo con las herramientas empresariales y así optimizar los flujos de trabajo y recopilar datos.

El mejor caso de uso para Aircall

Aircall está diseñado para equipos que se pasan el día al teléfono. Esto incluye a los agentes de desarrollo de ventas, los ejecutivos de cuentas y los agentes de soporte al cliente. Para estos profesionales, el teléfono es su herramienta principal de generación de ingresos.

El diferenciador: las llamadas como fuente de datos de ingresos

La diferencia clave es que Aircall trata cada llamada como datos estructurados de ingresos, no solo como audio. Cada conversación enriquece automáticamente tu CRM, tu análisis y tus flujos de trabajo de asesoramiento, sin que los agentes tengan que hacer ningún trabajo manual después de cada llamada.

Aircall proporciona funciones de centro de llamadas en las que confían los equipos de alto rendimiento como las que mencionamos a continuación:

• Marcador automático para maximizar el volumen de las llamadas salientes.

• SmartFlow (IVR) para redirigir las llamadas de forma inteligente a los agentes adecuados.

• Modo susurro para el asesoramiento en tiempo real durante las llamadas.

• Insight Cards que muestran la información de lo clientes antes incluso de que los agentes respondan al teléfono.

Estas funciones no son complementos, se trata de características esenciales para los equipos cuyo rendimiento se mide según el flujo de ventas, las tasas de conversión y la satisfacción del cliente.

Microsoft Teams versus Aircall: comparación de funciones

Al evaluar Microsoft Teams frente a Aircall, las mayores diferencias aparecen cuando se separan las necesidades de las llamadas internas de las conversaciones externas que son fundamentales para los ingresos. A continuación, te mostramos de un vistazo las diferencias entre las dos plataformas para casos de uso de ventas y soporte en el mundo real.

Diferencias cruciales: por qué lo "suficientemente bueno" falla en las ventas y el soporte

Aunque Microsoft Teams es una herramienta fantástica para la coordinación interna, confiar en ella para las llamadas externas de alto riesgo puede dificultar el crecimiento. A continuación, te explicamos por qué los equipos especializados necesitan una herramienta especializada.

Integraciones con el CRM y registro de datos

Para los líderes de ventas y soporte, si una llamada no se registra en el CRM, es como si no existiera. Sin tener datos fiables sobre las llamadas, la predicción, el asesoramiento y la atribución dejan de funcionar.

Microsoft Teams se suele basar en la función de "Click-to-Dial", la cual lo único que hace es pasar el número al marcador. Con dicha función, para registrar la llamada, normalmente es necesario introducir los datos manualmente.

Por el contrario, Aircall ofrece una integración nativa profunda con plataformas como Salesforce y HubSpot. Así, cuando un agente hace una llamada, Aircall registra automáticamente:

• la duración y la marca de tiempo de la llamada;

• un enlace a la grabación de la llamada;

• cualquier etiqueta o código de disposición usados;

• notas detalladas tomadas durante la conversación.

Esta automatización ahorra a los agentes más de una hora de introducción de datos al día, lo que les permite centrarse en las ventas en lugar de en la administración.

A lo largo de un año, esta automatización puede generar más de 200 horas de venta por agente, lo que afecta directamente a la velocidad de los procesos y a las tasas de éxito.

Calidad y fiabilidad de las llamadas

A la hora de cerrar un acuerdo o de tranquilizar a clientes enfadados, la calidad de la llamada es fundamental. Microsoft Teams es una aplicación que consume mucho ancho de banda y que da prioridad al vídeo y a la pantalla compartida. Si el ancho de banda fluctúa, la calidad de la llamada puede verse afectada y dar lugar a un sonido robótico o hacer que las llamadas se corten.

Este es uno de los puntos débiles que citan los denominados como equipos de ingresos que utilizan el Teléfono Teams para las llamadas con clientes, especialmente en entornos móviles o con un gran número de llamadas salientes.

Aircall usa una red de operadores de llamada dedicada y se asocia con operadores locales de primer nivel en todo el mundo para garantizar un audio nítido. A muchos usuarios también les parece que la aplicación móvil de Teams es pesada y lenta a la hora de cargar llamadas rápidas, mientras que la aplicación móvil específica de Aircall es fluida y responde de manera rápida.

Asesoramiento y análisis

No se puede mejorar lo que no se mide. Los análisis de Microsoft Teams se limitan generalmente a estadísticas de uso que señalan cuántas llamadas se han hecho.

Aircall proporciona funciones de análisis que indican lo que ha ocurrido en esas llamadas. Los responsables de ventas pueden acceder a métricas avanzadas, como los ratios de conversación y escucha, para asegurarse de que los agentes no acaparen la conversación. El análisis de sentimiento señala incluso las interacciones negativas, de manera que los responsables puedan intervenir y orientar a su equipo de forma eficaz.

La solución de "cooperación": integración de Aircall con Microsoft Teams

La buena noticia es que no tienes que elegir entre uno u otro. Puedes mantener a tu personal en el entorno con el que ya está familiarizado y, al mismo tiempo, darle al equipo de ventas las herramientas que necesita.

A través de la integración con Microsoft Teams, Aircall reside directamente en la interfaz de Teams.

Cómo funciona

El marcador de Aircall está integrado en la barra lateral de Microsoft Teams. Esto permite a tus agentes de ventas y soporte realizar y recibir llamadas utilizando la excelente red de Aircall sin salir de la aplicación de Teams.

Desde la perspectiva de los agentes, lo único que cambia es el rendimiento. Las llamadas son más rápidas, claras e inteligentes, mientras que toda la actividad se recopila automáticamente en segundo plano.

(Design note: Include a screenshot or short GIF of the Aircall dialer embedded inside Microsoft Teams to visually reinforce the “best of both worlds” experience.)

Lo mejor de ambos mundos

Esta configuración ofrece una clara ventaja competitiva:

1. Plataforma centralizada: Tu personal permanece en Teams, la plataforma de colaboración que más les gusta.

2. Funciones avanzadas: Cuando hacen una llamada externa, cuentan con el marcador automático de Aircall, el registro del CRM y un audio nítido.

3. Sincronización de estado: Esta es una de las funciones favoritas de los usuarios. Si un agente está en una llamada en Aircall, su estado de Microsoft Teams se actualiza automáticamente a "Ocupado". Esto evita que sus compañeros lo interrumpan durante las presentaciones de ventas cruciales o los tickets de soporte.

Comparación de costes: licencia frente al coste total de propiedad

Al evaluar los precios de Aircall con respecto a los de Microsoft Teams, hay una trampa común en la que es fácil caer.

La trampa

En teoría, una licencia del Teléfono Microsoft Teams parece económica, ya que suele costar entre 8 $ y 15 $ como complemento. Es posible que los responsables de TI lo vean y den por hecho que es la solución más rentable.

La realidad

Para tener una idea real, debes calcular el coste total de propiedad. Teams suele implicar costes ocultos:

• Planes de llamadas: Los planes de llamadas nacionales e internacionales a menudo se cobran por separado o necesitan "créditos de comunicación" que se agotan rápidamente.

• Tarifas de configuración: La configuración de un sistema PBX en Teams puede ser compleja, ya que a menudo requiere del servicio de consultores externos caros o una gran dedicación por parte del equipo interno de TI.

• Pérdida de productividad: El coste de que los agentes de ventas registren las llamadas manualmente en Salesforce o HubSpot cada día supone miles de euros en tiempo de venta perdido por agente y año.

Si se tienen en cuenta el tiempo de los agentes, los datos que se pierden y las tasas de conversión más bajas, el Teléfono Teams suele acabar siendo más caro de lo esperado para los equipos de ingresos.

El valor de Aircall

Aircall ofrece estructuras de precios inclusivas que a menudo comprenden llamadas entrantes y salientes ilimitadas en el territorio nacional. La configuración se tarda en hacer unos minutos, en lugar de semanas, lo que elimina las tasas de implementación. Y lo que es más importante, el ROI que se obtiene gracias a la mejora de los datos, la marcación más rápida y las tasas de conversión mejoradas suele compensar el coste de la propia plataforma.

La herramienta adecuada para el trabajo adecuado

En definitiva, la elección entre MS Teams y Aircall no es binaria. Al final, hay que seleccionar la herramienta adecuada para el trabajo específico que se está realizando.

Usa Microsoft Teams para las reuniones internas de tu empresa, las videoconferencias y los chats rápidos. Es la mejor herramienta para la alineación interna.

Sin embargo, utiliza Aircall para cerrar acuerdos.

Las empresas con más éxito no obligan a los equipos de ventas a trabajar con herramientas de colaboración, les dan algo más.

Al integrar Aircall directamente en Microsoft Teams, disfrutarás de colaboración empresarial y llamadas orientadas a generar ingresos, sin cambiar la forma de trabajar de tus equipos.

Reserva una demostración para ver cómo Aircall convierte a Microsoft Teams en una herramienta de llamadas de ventas y soporte muy completa.

Preguntas frecuentes

¿Funciona Microsoft Teams con Aircall?

Sí. Aircall ofrece una integración certificada de Microsoft Teams que incluye el marcador de Aircall directamente dentro de la interfaz de Teams. Los agentes pueden realizar y recibir llamadas de Aircall sin salir de Teams, mientras que el estado de disponibilidad se sincroniza automáticamente para evitar interrupciones.

¿Es el Teléfono Microsoft Teams un sistema PBX?

Sí, el Teléfono Microsoft Teams actúa como un sistema PBX, lo que proporciona controles básicos de llamada, como transferencias y mensajes del buzón de voz. Sin embargo, carece de las funciones avanzadas de centralita que se encuentran en plataformas especializadas como Aircall.

¿Puedo usar Aircall para las llamadas internas?

Sí, las llamadas entre usuarios de Aircall son gratuitas e ilimitadas. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones prefieren utilizar Microsoft Teams para el vídeo interno y el chat y Aircall para la comunicación externa de alta calidad.

Publicado el 27 de marzo de 2026.