So schaffst du optimale Voraussetzungen für die Zusammenarbeit

Die Grundlagen eines hybriden Arbeitsplatzes | Teil 2: So schaffst du optimale Voraussetzungen für die Zusammenarbeit

Collaboration is the key to building a hybrid workplace
von
Emily Gregor

Dieser Artikel ist Teil unserer Reihe über den Aufbau des ultimativen hybriden Arbeitsplatzes. Hier erfährst du, was ein hybrider Arbeitsplatz ist und wie du Personal in einer hybriden Arbeitsumgebung einstellst.

Unternehmen, die erfolgreich hybride Arbeitsplätze in ihr Geschäftsmodell integriert haben, verzeichnen eine dreimal höhere Kapitalrendite

Was ist der Schlüssel zum Erfolg eines hybriden Arbeitsmodells? Zusammenarbeit.

Das Consulting-Unternehmen McKinsey erklärt: „Gesunde Unternehmen legen Wert auf einen freien Informationsfluss – Wissensaustausch, Transparenz bezüglich der Leistung – sowie auf klar definierte Rollen und ein diszipliniertes Befolgen der Arbeitsabläufe.“

So schaffst du ein auf Zusammenarbeit basierendes hybrides Arbeitsmodell

1. Ein starkes Vertrauensverhältnis

Hybridarbeit bedeutet, dass du und andere Führungskräfte weniger Einblick in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter:innen haben. Du kannst sie nicht mehr bei der Arbeit sehen oder mal eben ein kurzes Gespräch mit ihnen führen.

Du musst ihnen also mehr Vertrauen entgegenbringen, dass sie die Arbeit innerhalb der vorgesehenen Fristen und nach den gewünschten Vorgaben erledigen. Um Vertrauen aufzubauen, musst du jedoch ein System schaffen, das Sicherheit und Verantwortlichkeit fördert. So funktioniert’s:

  • Bleibe in regelmäßigem Kontakt, damit du weißt, wie es deinem Team sowohl persönlich als auch beruflich geht. Auf diese Weise eröffnest du einen kontinuierlichen Kommunikationsfluss, der eine Zusammenarbeit begünstigt. 
  • Gib deinem Team klar zu verstehen, was du am Ende eines Tages oder einer Woche von ihm erwartest.
  • Organisiere Teambildungsmaßnahmen, an denen sowohl Mitarbeiter:innen, die im Büro arbeiten, als auch solche, die hauptsächlich von zu Hause aus arbeiten, teilnehmen können.
  • Sei erreichbar und ansprechbar, wenn Mitarbeiter:innen dich kontaktieren wollen.

2. Optimierte Zeitplanung

Bei einem hybriden Arbeitsmodell arbeiten Mitarbeiter:innen nicht mehr zwingend zu etablierten Büroarbeitszeiten.

Bereit besser zu telefonieren?

Ihre Zeitpläne unterscheiden sich wahrscheinlich deutlich voneinander und sind an ihre individuellen Umstände angepasst. Achte darauf, dass du deine Personaleinsatzplanung optimierst und nutze ein System, das eine bessere Zusammenarbeit ermöglicht. Teams mit vielen unabhängig voneinander zu erledigenden Aufgaben können gut von zu Hause aus arbeiten. Wenn ein Projekt jedoch viel Zusammenarbeit erfordert, klappt die Teamarbeit im Büro meist besser. Du kannst außerdem ein Schichtsystem einführen. 

Auf diese Weise stellst du sicher, dass die Teammitglieder, die an demselben Projekt arbeiten, effizient und effektiv zusammenarbeiten können. Darüber hinaus schaffst du gleiche Voraussetzungen, indem du allen die Möglichkeit gibst, Erfahrungen beim Arbeiten im Homeoffice und im Büro zu sammeln, was zu einem besseren Arbeitsklima beiträgt.

3. Schulungen zum Management eines hybriden Arbeitsplatzes für Vorgesetzte

Die Verwaltung eines hybriden Arbeitsplatzes erfordert ganz andere Fähigkeiten, als wenn die Belegschaft vollständig dezentral im Homeoffice oder vollständig im Büro arbeitet. Vorgesetzte müssen bei der Implementierung von Systemen und Prozessen flexibel sein, die beide Arten von Personal unterstützen und fördern, damit sie effektiv zusammenarbeiten können. Darüber hinaus sollten sie sich der Risiken und Einschränkungen eines hybriden Arbeitsplatzes bewusst sein. So funktioniert’s:

  • Vermeide eine ungerechte Bevorteilung von Personal, das im Büro arbeitet, indem du Systeme einführst, die dies verhindern, z. B. KPIs, die die Leistung der Mitarbeiter:innen und nicht die Zeit messen.
  • Setze auf empathisches Management, indem du aktiv zuhörst, statt Vermutungen anzustellen. 
  • Versuche immer, die Umstände der einzelnen Mitarbeiter:innen zu verstehen und hilf ihnen, Lösungen für einen passenderen Arbeitsplan und ein günstigeres Arbeitsumfeld zu finden.
  • Erleichtere deinem Team die Rückkehr ins Büro. Gute Möglichkeiten sind die teilweise Rückkehr ins Büro sowie das Einhalten von Abstandsregeln und Vorschriften zur regelmäßigen Desinfektion des Büros.

4. Unterstützung durch die Führungsebene

In einem hybriden Arbeitsumfeld musst du die derzeitigen Systeme und Verfahren ändern.

Ohne das Wissen und die Akzeptanz der Team- und Unternehmensleitung lassen sich hybride Arbeitsmodelle also nicht vollständig umsetzen. Hierzu solltest du auf Folgendes achten:

  • Stelle deine Ziele deutlich dar
  • Stimme sie auf die Ziele und Visionen des Unternehmens ab
  • Nenne konkrete Schritte für die Umsetzung dieser Ziele

Darüber hinaus sind vierteljährlich Besprechungen zur Neuausrichtung sinnvoll. Im Rahmen dessen kann überprüft werden, welche Strategien für hybride Arbeitsplätze erfolgreich waren und was verbessert werden muss.

5. Die richtigen Tools für die Arbeit im Büro und im Homeoffice

Mitarbeiter:innen im Homeoffice stehen vor der zusätzlichen Herausforderung, sich die richtigen Ressourcen für ein effektives Arbeiten zu Hause zuzulegen. Zu häufigen Problemen zählen beispielsweise eine schlechte Internetverbindung, technische Einschränkungen und fehlende Tools – Dinge, die sich im Büro leicht für alle zentral regeln lassen. Daher fühlen sie sich bei der Arbeit oft benachteiligt und bei gesellschaftlichen Ereignissen ausgeschlossen.

Teambildenden Maßnahmen sind ein Lösungsansatz, damit auch Mitarbeiter:innen, die im Homeoffice arbeiten, sich als fester Bestandteil des Teams fühlen und so wahrgenommen werden. Dies erleichtert die dezentrale Zusammenarbeit. Eine weitere Möglichkeit ist die Bereitstellung von Arbeitsmitteln, wie z. B. eines Firmenlaptops und die Bereitstellung von Internetanschlüssen, sei es zu Hause oder in einem nahe gelegenen Coworking-Space. 

6. Integration sozialer Aktivitäten in die Online-Kommunikation

Einer der Nachteile der Telearbeit ist, dass Arbeitnehmer:innen, die nicht im Büro sind, wertvolle soziale Gelegenheiten verpassen. Eine Möglichkeit zur Überwindung dieses Problems ist der Einsatz von Tools für private Nachrichten zwischen Teammitgliedern und Gruppennachrichten zwischen Teams. Auf diese Weise können Mitarbeiter:innen mit allen interagieren, ohne ihre privaten und persönlichen Konten im Arbeitskontext nutzen zu müssen. 

Außerdem kann dein Unternehmen eine Software nutzen, über die sich separate Gruppenräume einrichten lassen, sodass Mitarbeiter:innen auch während Besprechungen private Gespräche führen können. Zudem können Mitarbeiter:innen zu Beginn jeder Besprechung eine Eisbrecher-Runde abhalten, um Beziehungen zu stärken und eine bessere künftige Zusammenarbeit zu begünstigen.

Die richtigen Tools für einen effektiven hybriden Arbeitsplatz

Ein hybrider Arbeitsplatz ist die Zukunft der Arbeit, da er die Nachteile der Arbeit im Büro und im Homeoffice ausgleicht.

Allerdings hat auch ein hybrider Arbeitsplatz seine Schwächen. Um diese zu überwinden, solltest du eine Kultur der Zusammenarbeit fördern, indem du deine Mitarbeiter:innen mit den richtigen Tools ausstattest und sie unterstützt.

Aircall versteht die Herausforderungen bei der Zusammenarbeit und der Abstimmung von Teams in verschiedenen Arbeitsumgebungen – genau deshalb bieten wir nicht einfach irgendein Telefonie-Tool an. Wir stellen deinem Unternehmen ein Tool zur Verfügung, mit dem Meetings in Echtzeit aufgezeichnet und transkribiert werden können, sodass du volle Transparenz erhältst, auch wenn du selbst nicht am Meeting teilnimmst. Darüber hinaus bietet Aircall Geschäftszeiten-Funktionen, die deinem Team die Vereinbarung ihres Berufs- und Privatlebens und eine optimale Zeitplanung ermöglichen. Vor allem aber lässt sich Aircall in über 80 Tools integrieren, die die Kommunikation verbessern, die Arbeitsabläufe im Team optimieren und vieles mehr.

Willst du das volle Potenzial deines Unternehmens ausschöpfen, indem du einen hybriden Arbeitsplatz in dein Geschäftsmodell integrierst? Vereinbare ein Gespräch mit uns, um zu erfahren, wie wir dich dabei unterstützen können.

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