8 Strategien zur Kalenderverwaltung für Führungskräfte - Aircall Blog

8 bewährte Strategien zur Kalenderverwaltung für Führungskräfte in Vertrieb und Support

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von
Victoria Guetter

Der Google Kalender wird immer besser. Der Suchmaschinenriese führt derzeit eine neue Funktion ein, die analysiert, wie viel Zeit Nutzer:innen pro Woche in Meetings verbringen. Sie werden überrascht sein, wie viel Produktivität Sie mit einem vernünftigen Kalendermanagement erzielen können.

Wenn Sie die Kontrolle über Ihren Terminkalender haben, können Sie jeden Tag mehr erledigen. Besonders, wenn Sie viele Verpflichtungen haben, ist dies wichtig für Ihren beruflichen Erfolg und Ihr privates Wohlergehen.

Für eine effektive Kalenderverwaltung benötigen Sie das passende Tool. Papierkalender mögen vor 20 Jahren noch das Mittel der Wahl gewesen sein, aber in einer modernen, vernetzten Umgebung bieten sie einfach nicht mehr die Produktivitätsvorteile, die Sie für sich oder Ihr Team benötigen. Aus diesem Grund sind vernetzte Softwarekalender so wichtig.

Für Jennifer Chew, Senior Integrations Product Marketing Manager bei Aircall, führt der Google Kalender die Liste der besten Lösungen an.

„Ohne meinen Google Kalender läuft bei mir gar nichts. Wenn es nicht in meinem Kalender steht, wird es nicht erledigt“, gesteht Chew und verweist darauf, wie gut sich Aufgaben und Termine mit diesem Tool verwalten lassen. „Für mich ist es einfacher, wenn ich meine Besprechungen und Aufgaben an einem Ort sehen kann, als zwischen dieser und einer anderen Projektmanagement-App hin und her wechseln zu müssen.“

Tools alleine bewahren jedoch nicht vor Ablenkungen. Mit den folgenden acht Methoden zur Kalenderverwaltung halten erfolgreiche Fachleute ihre Termine immer im Blick.

1. Aufgaben bündeln

Waren Sie schon einmal völlig in eine Aufgabe vertieft und sind ganz in Ihrer Arbeit aufgegangen, während der Rest der Welt im Hintergrund verschwand? Diesen sehr bekannten, aber seltenen Zustand hat der Psychologe Mihaly Csikszentmihalyi in den 1960er Jahren als „Flow“ bezeichnet. Um in diesen Zustand zu gelangen, muss man es schaffen, seine Gedanken zur Ruhe zu bringen und sich ganz auf das konzentrieren, was man gerade tut.

Bereit besser zu telefonieren?

Eines der größten Hindernisse für den Flow-Zustand ist das häufige Wechseln zwischen unterschiedlichen Aufgaben.

Das Bündeln ähnlicher Aufgaben ist ein möglicher Lösungsansatz. Hierzu ordnet man zunächst ähnliche Aufgaben in Gruppen ein, um sich bei der Bearbeitung für einen längeren Zeitraum auf eine Aufgabenart konzentrieren zu können. Diese Herangehensweise ermöglicht eine bessere Konzentration, spart Zeit und erhöht womöglich Ihre Chance, den Flow-Zustand zu erreichen.

2. Zeitfenster blockieren 

Das Blockieren von Zeitfenstern ist eine Kalenderverwaltungsmethode, die hilfreich beim gebündelten Bearbeiten von Aufgaben ist. Dabei werden Zeitfenster im Kalender speziell für bestimmte Aufgaben freigehalten. So entfallen Ablenkungen durch das Beantworten von E-Mails oder durch Unterbrechungen für Meetings.

„Ich blockiere jeden Tag drei Stunden in meinem Kalender für konzentriertes Arbeiten, normalerweise am Nachmittag, wenn ich die wenigsten Meetings habe“, erklärt Max Bailey, Customer Marketing Manager bei Aircall.

Das Blockieren von Zeitfenstern bietet zwei Vorteile. Erstens können Sie die Zeitfenster in der für Sie am besten geeigneten Zeit festlegen. Manche Menschen können bestimmte Aufgaben besser in den frühen Morgenstunden erledigen, während andere ihren Energiekick am Nachmittag bekommen. Zweitens verhindert das Blockieren von Zeitfenstern für bestimmte Aufgaben in Ihrem Kalender, dass andere Personen während dieses Zeitraums Meetings mit Ihnen planen können.

„Freitags weise ich den einzelnen Zeitfenstern Aufgaben zu, und normalerweise plane ich nicht mehr als eine große Aufgabe in diesem Zeitraum. Ich kennzeichne meinen Kalender auch farblich, um abzugrenzen, was ein Meeting und was ein blockiertes Zeitfenster ist“, sagt Bailey.

3. Planungstools verwenden

Je weniger Zeit Sie mit dem Organisieren von Meetings verbringen, desto besser. Hier kann ein Planungstool sehr hilfreich sein. Diese können einfach die Zeiten anzeigen, zu denen Sie frei sind, oder aber auch anspruchsvollere Funktionen umfassen, mit denen andere Personen Meetings mit Ihnen buchen können. Google Kalender ist ein so beliebtes Tool, dass die meisten Terminplaner von Drittanbietern damit kompatibel sind.

Suchen Sie nach einem Planungstool, das Ihren Meeting-Workflow erleichtert. Mit verschiedenen Tools können Sie die Dauer der Meetings festlegen, die Ihre Kolleginnen und Kollegen mit Ihnen vereinbaren können. Bei einigen Tools können Sie eine Übersicht verfügbarer Zeitfenster verschicken, damit die Teilnehmer:innen über den geeignetsten Termin abstimmen können.

Sie können einige Planer auch so konfigurieren, dass sie ein Konferenzsystem Ihrer Wahl buchen, von Microsoft Teams bis hin zu einem Cloud-basierten Telefonsystem. Der wichtigste Aspekt eines jeden Buchungssystems ist, dass es Ihren bestehenden Kalender überprüft und anderen nur erlaubt, Termine zu buchen, wenn Sie frei sind.

4. Pausen einplanen

Es ist anstrengend, ohne Pause von einem Meeting zum nächsten zu eilen. Deshalb ist es so wichtig, Pausen explizit einzuplanen. Lassen Sie Lücken zwischen Ihren Terminen, um sich zu sammeln und sich auf die nächste Aufgabe vorzubereiten. Nutzen Sie Ihr Planungstool, um automatisch Vorbereitungszeiten vor Meetings einzufügen.

Planen Sie Zeit für Aktivitäten ein, bei denen Sie neue Energie schöpfen können, z. B. Sport oder Zeit mit Ihrer Familie. In seinem Buch “Die 7 Wege zur Effektivität (Originaltitel: The Seven Habits of Highly Effective People) rät Stephen Covey, sich auf das Gleichgewicht zwischen P und PC zu konzentrieren. P steht hierbei für Produktion, also die Arbeit, die eine Person erledigt. Die Produktion ist ein Faktor der Produktionskapazität (Production Capacity, PC), d. h. der Fähigkeit, diese Arbeit zu erledigen. Die Produktionskapazität einer Person hängt davon ab, dass sie gesund und ausgeruht ist. Ohne Zeit für die Selbstfürsorge sinkt sie.

5. Zeit zum Planen reservieren

Um den Tag optimal nutzen zu können, sollten Sie sich außerdem unbedingt Zeit zum Planen freihalten. Dazu gehört auch, dass Sie sich Ziele setzen und Zeit für die Erreichung dieser Ziele einplanen.

„Ich versuche, jeden Tag nur zwei wichtige Projekte auszuwählen, die ich abschließen möchte, und füge vielleicht noch ein paar zusätzliche Dinge hinzu, falls ich mehr Zeit habe“, erklärt Chew.

Sie können lang- oder kurzfristig planen. Das Wichtigste ist, die Tage nicht zu vollzupacken, warnt Daniel Dawson, Field Marketing Manager bei Aircall.

„Übertreiben Sie es nicht und lassen Sie in Ihrem Zeitplan Raum für Flexibilität. Nehmen Sie sich die Zeit, sich selbst und Ihren Arbeitsstil kennenzulernen, damit Sie erfolgreich arbeiten können“, rät Dawson.

6. Meeting-Dauer optimieren

Optimieren Sie die Dauer von Meetings, um Ihren Kalender effizient zu nutzen. Das bedeutet, dass der Zweck eines jeden Meetings identifiziert werden muss, damit Sie ein angemessenes Zeitfenster zuweisen können.

7. Meetings mit Zeitzonen versehen

Es ist wichtig, die Zeitzonen aller Beteiligten zu berücksichtigen, vor allem wenn man mit einem weltweit aufgestellten Team arbeitet (wie wir bei Aircall). Fügen Sie Zeitzonen hinzu, damit alle Teilnehmenden wissen, zu welcher lokalen Uhrzeit sie sich einwählen müssen. Einige Terminplanungstools können die Verfügbarkeit in den lokalen Zonen der Teilnehmer:innen anzeigen, um die Terminbuchung zu erleichtern.

8. Verknüpfung mit Ihrem CRM

Meetings verlaufen besser, wenn Sie alle erforderlichen Informationen über die Teilnehmenden zur Hand haben. Unser Tipp: Verknüpfen Sie Ihren Kalender mit Ihrem CRM, um einen sofortigen Überblick über Ihre vergangenen Interaktionen mit den Teilnehmenden zu erhalten.

So können Sie mit Aircall produktiver arbeiten

Das Cloud-basierte Sprachkommunikationssystem von Aircall kann die Produktivität steigern, da es sich nahtlos mit Ihrem Kalendersystem Verknüpfen lässt. 

Sie können die offene API nutzen, um benutzerdefinierte Workflows zu erstellen und beispielsweise die Verfügbarkeit von Mitarbeiter:innen mit Ihrem Google Kalender zu synchronisieren. 

Der App Marketplace von Aircall bietet außerdem Integrationen mit Dutzenden von Anwendungen, von CRMs über Produktivitätsanwendungen bis hin zu Lösungen zur Vertriebsautomatisierung.

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